- ビジネスを円滑に進めるために登録に関する知識を身につけておこう
- 人材紹介会社の登録から起業するまでの流れ
- 人材紹介会社への登録認可を受けるための要件
- 人材紹介会社の登録にかかる手数料
- 人材紹介業務の流れ
- 登録者に仕事を紹介する方法は3つ
- 人材紹介会社に必要な登録シートとは
- 人材紹介会社の登録者数を増やすために重要なこと
- 人材紹介会社の登録者を増やすさまざまな方法
- 人材紹介会社の経営には登録に関するさまざまな業務がある
ビジネスを円滑に進めるために登録に関する知識を身につけておこう
「現在、会社勤めをしているが将来的に自分で人材紹介会社を経営してみたい」「人材紹介業がどのようなものか知りたい」といった場合、下調べや準備はとても大事です。
人材紹介業とは、求職者と人材を求めている企業の橋渡しの役目を担い、企業から支払われる手数料で運営していく業態です。正式には有料職業紹介事業と呼ばれています。
人材紹介会社を起業する際は、国からの許可が必要です。今回は、ビジネスをより円滑に進めるため必要な人材紹介会社の起業要件や登録方法などを解説します。
人材紹介会社の登録から起業するまでの流れ
人材紹介会社を立ち上げる際の、国への申請・登録から起業するまでの主な流れをみていきましょう。
まず、必要な資本金と事務所の準備が完了したら、次は有料職業紹介事業の申請に向けての準備をおこないます。国への事業申請から許可証の交付までの主な流れは以下の通りです。
- 職業紹介責任者講習を受講し受講証明書を受領する
- 会社登記後に有料職業紹介事業の許可申請書類を準備する
- 最寄りの労働局へ手続き申請を行う(簡易書留で郵送や電子申請も可能)
- 申請から約2～3カ月で許可証が交付される
- 事業を開始する
※1 問題があれば「不許可通知書」が届き、再計画と再申請が必要となる
人材紹介会社への登録認可を受けるための要件
ここでは、人材紹介会社の会社を立ち上げる際、国からの許可を得るときに必要な事柄を解説します。4つの必要な要件と登録する際に必要な書類を確認してみましょう。
人材紹介会社事業の許可に必要な要件は4つ
1つ目は「職業紹介責任者に関する要件」です。
必要になるのは次の3点で、いずれも満たす必要があります。
- 労働関係法令に関する知識及び、職業紹介事業に関連する経験を有している
- 成年に達した後で3年以上の職業経験がある
- 厚生労働省指定団体が主催する「職業紹介責任者講習会」を受講している
2つ目は、事業を健全に遂行するに足りる財産的基礎があるかどうかです。
次の2つが求められます。
- 資産の総額から負債総額を控除した額が500万円以上ある（×事業所数）
- 自己名義の現金・預貯金の額が150万円以上ある(事業所追加で＋60万円）
3つ目は、個人情報管理体制に関する要件です。
求職者の個人情報を適正に管理・遂行することを確認するもので、事業運営体制に問題がないことが求められます。
- 個人情報管理体制に関する要件
- 個人情報管理の措置に関する要件
4つ目は、事業を行う事務所の環境についての要件です。
次の4点の全てを満たしている必要があります。
- 部屋は個室やパーティションなどで仕切り、求人者のプライバシーを保護できること
- 予約制・貸部屋の確保などで他の求人者・求職者と同室にならずに対応できること
- 位置が適切であること
- 上記条件が満たされない場合、事業所面積が約20㎡以上であること (2017年5月改正)
人材紹介会社の登録に必要な書類
人材紹介会社を開業するためには、規定の書類を準備して、申請者の所在地を管轄する都道府県労働局に提出します。書類提出の宛先である厚生労働大臣から許認可を得ると、晴れて登録となります。
準備する書類は次の通りです。
- 有料職業紹介事業許可申請書：3部
- 有料職業紹介事業計画書：3部
- 届出制手数料届出書 (上限制手数料の場合は提出不要)：3部
- 添付書類 (下記一覧の1～9)：2部
| 書類の種類 | 具体的な書類内容 | |
| 1 | 法人に関する書類 |
|
| 2 | 代表者、役員、職業紹介責任者に関する書類 |
|
| 3 | 資産及び資金に関する書類 |
|
| 4 | 個人情報の適正管理に関する書類 | – |
| 5 | 業務の運営に関する書類 | – |
| 6 | 事業所施設に関する書類 |
|
| 7 | 手数料に関する書類 | 手数料表(届出制手数料の届出をする場合) |
| 8 | 相手先国に関する書類 (国外にわたる職業紹介を行う場合) | – |
| 9 | 取次機関に関する書類 (国外にわたる職業紹介を行い取次機関を利用する場合) | – |
人材紹介会社の登録にかかる手数料
人材紹介業の事業登録には手数料がかかります。手数料には収入印紙で支払う手数料と現金で支払う登録免許税があります。
登録免許税は許可申請の手続に必要
登録免許税とは、有料職業紹介事業をおこなうときに必要になる法定費用の一部のことです。後ほどご紹介する書類と一緒に事業を始める地域の主管轄労働局を経由し、厚生労働大臣に申請します。なお、許可の申請は会社単位でおこないます。
登録申請に必要になる費用の詳細は、登録免許税9万円と手数料5万円にプラスして、1万8千円×「職業紹介事業をおこなう事業所の数－1」分の収入印紙が必要となりま。なお、収入印紙が消印された後、手数料は返還されません。
たとえば、1ヶ所の事業所で人材紹介事業を始める場合には「50,000円＋90,000円＝14万円」の計14万円の手数料が必要です。そして、2ヶ所の事業所で開業する場合は「50,000円＋18,000円×(2－1)＋90,000円」の計15万8,000円が必要となります。
人材紹介業務の流れ
人材紹介会社の登録が終わり、開業した後の業務の進め方を見ていきましょう。
人材紹介業務の一連の流れは、まず求職者を募集するところから始まります。求職者に自社に登録してもらってから内定までの大まかな流れは次の通りです。
- 登録希望者に自社サイトに登録してもらう(インターネット上もしくは郵送にて)
- 来社の上面談・ヒアリングをおこなう
- 条件に合う求人があれば登録者に紹介する
- 企業の書類審査で合格後に企業面接が実施される
- 企業から合否連絡が入ったら登録者へ連絡する
- 必要に応じて登録者のアフターフォローをおこなう(合否両方のケースで必要)
まず、自社の登録用サイト上や書類記入により求職者の登録をおこないます。登録用のシート(用紙)には、主に名前や住所などの個人情報のほか、取得資格や職歴、希望する職種・職業などを記入してもらいます。
登録が終了したら面接を希望する登録者と直接会い、今までの職務経歴や転職希望条件などを詳しくヒアリングします。もし、条件に合う案件があればその場での紹介もあります。
もし、登録者が遠方に住んでいて面談のために来社できない場合は、電話面接などでも対応するなど柔軟な対応も必要です。面談とヒアリング完了後は、メールもしくは電話で転職先の紹介を入れます。
企業に登録者の紹介をし、書類選考に通過した場合、企業と登録者の面接がおこなわれます。人材紹介会社のサービスとして事前に模擬面接をすることもあります。
面接後に企業からの合格通知が入ると内定になります。場合によっては転職後のサポートもおこなうなど、人材紹介会社の工夫も大事なので、きめ細かなサービスを心がけましょう。
登録者に仕事を紹介する方法は3つ
自分に適した仕事を探す登録者に職場や仕事を紹介する方法は、主に3種類あります。ここでは「登録型」「サーチ型」「再就職支援型」のそれぞれの流れや内容をみていきます。
登録した求職者に仕事を紹介する「登録型」
登録型は人材紹介サービスで一般的なタイプの紹介方法です。インターネットの自社サイトで入力・送信してきた登録者や、登録用紙に記載して郵送してきた求職者の中から、求人条件に合った人材を選び企業を紹介します。
人材紹介会社は登録者を企業に紹介し営業をかけますが、あくまでも採用・不採用を決めるのは企業側となります。また、企業側から必要な人材がいるかどうか人材紹介会社に問合せがあるケースもあります。
人材紹介会社で公開している登録者のデータベースを活用して、面接を実施したい登録者情報があれば、企業から問い合わせが入り、登録者の意向を確認してマッチングします。
企業の依頼でおこなう「サーチ型」
サーチ型とは企業側の依頼を元に、条件に合った最適な人材を探して紹介することです。ヘッドハンティング・スカウトとも呼ばれています。
今後の転職を希望している人や検討中の人だけでなく、現在在職中で転職活動をしていない転職の潜在層にも人材会社がアプローチをおこないます。
競合企業と差別化を図り、取引先企業や求職者からの信頼度をアップさせるには、自社スタッフの各業界の専門知識が必要となってきます。業界に関する知見が深ければ、より企業のニーズを汲み取り、必要なスキルを持った人材を判断できます。
社員の就職先を探す「再就職支援型」
そして、近年増えてきているのが「再就職支援型」の人材紹介です。再就職支援型も企業からの依頼により転職先を探してマッチングします。サーチ型との違いは、現在勤めている社員の再就職を会社側からの依頼で紹介する点です。
何らかの事情で、会社がその社員を今後雇えない状態になったときに、社員の再就職を支援するために活用されるサービスです。また、再就職などの雇用に限らず、出向先の仲介をおこなう場合もあります。
人材紹介会社に必要な登録シートとは
ここでは、人材紹介会社に登録するときに使用する登録シートの説明をします。どのような書類なのかと、登録シートはどこで入手できるかを紹介します。
個人情報を記入するエントリーシートのこと
人材紹介会社で使われる登録シートとは、登録希望者の個人情報を記入するためのエントリーシートを意味しています。シートに記載する内容は人材紹介会社によって変わってきます。
一般的に登録シートには氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどの個人情報と、職歴・経歴などを記入します。この情報をもとに登録者の希望に合った転職先を探して紹介をおこないます。
登録は、自社サイトの登録ページのフォーマットからオンラインで登録してもらう方法や、PDFファイルを登録者自身でダウンロード・印刷してもらい、記入して送付してもらう方法などがあります。
登録シートは自社で用意をする
登録シート (エントリーシート)は人材紹介会社側が用意しておく必要があります。自社独自のものを準備するといっても、さまざまなテンプレートがあるのでそれらを活用すると簡単に作ることができます。
必要事項は、名前・住所・電話番号などの個人情報と、今までの職歴の詳細 (入社・退社年月日、会社名、業務内容、担当業務、退職理由など)などです。
また、学歴と取得している資格、自己紹介欄、希望する転職先の情報 (希望職種・勤務形態・雇用形態・勤務場所・勤務時間・残業の有無と可能時間・就業開始が可能な時期)などの欄もあると、事前に登録者情報を詳しく知ることができます。
人材紹介会社の登録者数を増やすために重要なこと
人材紹介会社を経営する会社は、日本国内に多数あります。ここでは、新たに人材紹介業を営む上でキーになってくる事柄を解説します。
得意分野を開拓し人材紹介の実績を積む
競合が多い人材紹介会社の中から、自社を選んで登録してもらうためには工夫や努力が必要です。自社が得意としている業界はどこなのか、強みを明らかにして得意分野の企業開拓を地道におこなうことが必要といえます。
自社の得意分野を持ち、さらに開拓すれば他社との差別化を図れます。
また、人材紹介の実績を積むことも大事なポイントです。あまり知られていない人材紹介会社だと、登録希望者が不安になり足が遠のく可能性もあるからです。どうしても求職者は大手の人材紹介会社を利用する傾向があります。着実に紹介・転職の実績を積むことが必要です。
入社者のフォローアップ体制を整える
人材紹介会社を通して転職を希望する人の特徴として、仕事を紹介してもらうだけでなく転職先が決まった後のフォローアップも希望しているケースがあります。
自分だけで転職先を探して入社するケースとは違い、人材紹介会社を通して転職すると入社の手続きや現在勤めている会社の退社手続きのアドバイスなど、さまざまな相談やサービスが受けられるメリットがあります。
自社をアピールして取引企業や求職者からの評価をアップさせたいならば、きめ細かいやり取りや登録者への丁寧なフォローアップをすることが大事です。このような日々の仕事の心がけや努力は、将来的に利用した企業や登録者が口コミで自社を広めてくれる可能性があるからです。
そして、結果としてより多くの人に自社の名前や仕事内容を知ってもらうことにつながりますので、フォローアップも大事な業務と言えるでしょう。
サービスの質を高めるためには、実績を積むだけでなく営業の教育強化を図ることも大事です。優秀な営業が増れば、それだけ成約率も高めていくことができます。より効率的に社員のスキルアップを図るには、人材紹介会社をサポートしれくれるサービスを活用するのもおすすめです。
クラウドエージェントでは人材紹介の免許を取得して間もない企業に対し、事業が成功する手助けをするサービスを展開しています。たとえば、専任のコンサルタントが、紹介事業のノウハウを体系化して丁寧にアドバイスをしてくれます。各種セミナーも開催しているため、業界や業務のスキルアップに活用できます。
クラウドエージェントについての詳細を知りたい場合は、資料請求をしてみてください。
人材紹介会社の登録者を増やすさまざまな方法
人材紹介会社を運営する上で大事なのが登録者の確保です。安定した継続的な運営をしていく上で欠かせない登録者数をアップさせる方法をご紹介します。
ホームページを開設する
多くの企業が集客や登録者の増加を狙っておこなっているのが自社のホームページの作成・開設です。自社のサイト上で、登録用のフォーマットを表示して、自社サイト上で直接登録ができるようにする方法は登録者の増加を見込めます。
また、ホームページ以外には、サイトの訪問者転職相談や申込みなどへのアクションに結びつけることに特化したLP (ランディングページ)も有効的です。ユーザーがサーチエンジンで検索そうなキーワードを入れた記事も集客につながります。
スカウトメールを送信する
人材紹介会社が行っている集客方法、PR方法の中で一般的なのがスカウトメールです。スカウトメールには2種類があります。自社の転職サイトに登録している人宛に送るメールと、転職用エージェントを現在探している人宛に送るメールです。
また、スカウトメールの内容は主に3種類のタイプがあります。「一斉送信型」「応募促進型」「ヘッドハンティング型」があり、同じ内容を登録者に一斉に送る一斉送信型、特定の職種に興味を持つ人宛に送る応募促進型、企業が求めている人材に合っている登録者宛に紹介のメールを送るヘッドハンティング型です。
集客にスカウトメールを活用している人材紹介会社は多いため、他社と差別化を図るには、いかに文章にオリジナル性を持たせるかが鍵となります。
SNSを活用する
今や個人的な発信手段としてだけでなく、ビジネス上での有効的な宣伝方法として注目されているのがSNSです。Twitterやfacebook、LINE、インスタグラムなどのSNS上で発信すると、世界中のSNSユーザーに宣伝できます。
自社の宣伝用のアカウントを使った情報配信は、フォロワーが増えれば増えるほど発信力・宣伝力が増します。発信内容を見た人が、それを拡散するとより多くの人に情報を届けることも可能です。
また、SNSユーザーとのコミュニケーションを手軽にとれるメリットもあります。SNSアカウントの基本的な運用のコツは、定期的な発信です。
また、発信する内容のテーマに統一性があることやユーザーにとって有益な情報を発信し続けることも大事です。
リスティング広告を運用する
登録者を増やすためにはリスティング広告を運用する方法もあります。リスティング広告とは、検索エンジンの結果画面に広告を表示させる方法です。
特定のキーワードをユーザーが検索すると、連動して検索結果の中に広告が表示されるため、同じジャンル対して興味があるユーザーや潜在意識に転職希望がある人などに向けてアプローチができます。
「転職」や「人材紹介会社」などのキーワードを入力して検索する場合は、転職の情報を知りたいタイミングである可能性が高いです。このタイミングで広告を見ると、クリックで自社サイトに誘導しやすくなります。
アフィリエイトを活用する
自社の宣伝や登録者を増やすためには、アフィリエイトを活用する方法もあります。アフィリエイトとは個人や会社が運営するブログ上で自社のサービス内容やメリットなどを取り上げて紹介してもらう手法です。
そして、ブログを読んだ人がアフィリエイト広告にリンクしている自社サイトに飛び、登録をしたり問合せをするなどの行動をするとブログ運営者に一定の報酬金額が支払われる仕組みです。
一言でいうと完全成果報酬型の広告のことで、リスティング広告のようにユーザーが広告バナーをクリックしただけでは報酬は発生しません。
ユーザーが登録などの一定の行動をしたときのみブログ運営者に報酬が支払われるので、無駄のない公告です。
求職者を対象としてセミナーの開催する
転職希望者や求職者を対象にした無料のセミナーや相談会の開催も、自社のPRと登録者の増加が見込める有効的な方法です。
宣伝や広告は人材紹介会社からの一方的なアプローチですが、セミナーを通じて転職希望者と面談や会話をすれば、転職者のニーズを直接知れます。
また、転職者向けだけでなく企業の人事担当者向けのセミナーを開催すると、新規の取引先の開拓にもつながるメリットがあります。
豊富な求人情報を用意する
求職者が大手に流れやすい理由として、大手という安心感だけでなく求人データが豊富なことも挙げられます。求人情報が多ければ、より希望に合った職場を探せる可能性も高まると考えられるためです。そのため、紹介できる求人情報が多いことは求職者にとって良いアピール材料となります。
求職者に登録してもらうために、常に新しいさまざまな求人情報を手に入れるようにしましょう。起業したばかりや、事業拡大のためにより多くの求人情報が欲しい場合には、求人データベースを提供しているサービスを活用するのも一つの方法です。
クラウドエージェントは常時8,000件の求人データベースを保有しており、その情報も常に最新のものにアップデートされています。未経験者から役員候補向けまで、幅広い年収帯、業界、職種の求人データを活用できるため、対応できる求職者層も広がります。詳細を知りたい方は、ホームページから資料請求可能です。
人材紹介会社の経営には登録に関するさまざまな業務がある
人材紹介会社を経営するには、事務所や経営に必要な費用を準備するだけではなく、人材紹介会社事業の許可と登録をする必要があります。
必要な書類を揃えて、厚生労働省に提出後は許可がでるまでに約2～3カ月かかります。申請書類の準備時間や申請後の待機時間なども考慮し、余裕をもって登録の申請をおこなうことが大事でしょう。
また、会社をスタートさせた後には、より多くの企業にアプローチしたり、転職希望者に登録してもらうことが必要です。さまざまな広告方法や宣伝ツールを活用して、効果的に自社PRができるようにしましょう。
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